בלעדי - מה כולל דוח המבקר החיצוני של לשכת סוכני הביטוח המעלה ממצאים חמורים ?

"מצטיירת תמונה עגומה, בלשון המעטה, של התנהלות בעייתית של גורמים בלשכה בכל הקשור לשימוש בנכסי הלשכה". כך נפתח הדוח הסופי של הביקורת החקירתית שהזמינה הנהגת הלשכה הנוכחית לפני מספר חודשים.

את הדוח החקירתי ביצע עבור הלשכה רו"ח קובי נבון, מומחה לביקורת פנימית. הביקורת חושפת ליקויים רבים בהתנהלות הלשכה, בהיותה עמותה ציבורית, בדגש על מדיניות בונוסים ושכר שאין לגביהם פרוטוקולים מסודרים בוועדת השכר של הלשכה; ממצאים חמורים בארגון כנסים ופרסומים כולל כנסים דיגיטליים, מינוי מנכ"ל הלשכה, שכר ותנאי פרישה ועוד ועוד.

בונוסים חודשיים וניגודי עניינים בתשלומי העובדים

הדוח מקדיש פרק ארוך בנושא "ממצאים בעייתיים בכל הקשור לשכר עובדים בדגש על מקבלי הבונוסים, רובם ללא אסמכתאות תומכות ואישורים נדרשים ע"פ הנוהג כגון ועדת שכר וכו'". 

עוד קובע הדוח בנושא זה:

1. "במהלך סקירת תשלומי השכר נראה כי רבים מעובדי הלשכה מקבלים בונוסים ועמלות שונות כמעט מידי חודש.

2 . הביקורת מבקשת לציין כי בכל האמור לעמותה, לעיתים סוגיות שונות בנושא השכר עלולות להתפרש כחלוקת רווחים אסורה , אשר על כן שכר בלתי סביר או שאינו פרופורציונאלי למקובל וכן חלוקת בונוסים ועמלות שונות לעובדים באופן סדיר עלולות להביא לסנקציות ע"י הגורמים הרגולטוריים שיראו בכך כאינדיקציה לפעילות עסקית גרידא, על כל המשתמע מכך.

3 . כל זאת מבלי לציין את ניגודי העניינים הקיימים כאשר תשלומי העובדים משתנים על פי הכנסות הלשכה עליהם הם מופקדים ולא פחות חמור אף ללא פיקוח של חלקם".

כדוגמא מרכזית מביא הדוח את העמלות והבונוסים שהסתכמו במאות אלפי שקלים בשנים 2019-  2020 שקיבל סמנכ"ל השיווק של הלשכה. (את תגובותיו ניתן למצוא בדוח עצמו). בהקשר זה מדגיש הדוח: "חשוב להבין כי בשנת 2020 בוטלה קביעת הדיפרנציאציה בחישוב הבונוס וע"כ הוספת של 1 מיליון ₪ לחישוב ההכנסות משנה את שיעור כלל הבונוס "מהשקל הראשון". כלומר כל חישוב הבונוס בגין שנת 2020 שונה בעקבות הוספת הכנסה זו. יש לקבל הבהרה מי הגורם שאישר את הכללת סכום זה בחישוב הבונוס לסמנכ"ל/מנהל השיווק". עוד צוין בדוח כי " קיימים פערים בחישובי הבונוס בין מחלקת השיווק להנה"ח".

בהקשר זה מתייחס הדוח גם להיעדר פרוטוקולים של ועדת שכר ומדגיש כי עובדה זו חושפת את הלשכה לתביעות מצד עובדיה.

"הביקורת סבורה כי יש לבצע שיקול דעת מחודש בנושא הבונוסים ובדיקת התנאים המקובלים בשוק לתשלומי שכר עובדים כגון אלו לרבות פיקוח ובקרה. בנוסף יש מקום להסדיר את התשלומים ככל שניתן על בסיס של שכר קבוע ולא על בסיס משתנה לפי מחזורי פעילות.

בכל מקרה יש לקיים בכך דיון מחודש של ההנהלה ושל הועד המנהל וכל החלטה שתתקבל אמורה להיות מנומקת במידה סבירה ומתועדת כנדרש בליווי יעוץ משפטי בתחום יחסי ודיני עבודה.

על הועד המנהל וההנהלה לאתר בהקדם כל מסמך וראייה ממוסמכת לכל עניין השכר של עובדיה, שכן הביקורת מתרשמת שהמצב בנושא השכר בעייתי לכאורה עד כדי "איש הישר בעיניו יעשה".

הדוח מתייחס למענק שניתן לעובדת בעת פרישתה וקובע: "קבלת ההחלטות נעשתה במקרה זה בקלות דעת וללא הרגישות הנדרשת לניהול כספי הלשכה והחברים. הדבר מעלה חשש כי יתכן והחלטות נוספות מתקבלות ללא הרגישות הנדרשת לחיסכון, יעילות ועמידה על המשמר בנוגע לכספים הציבוריים עליהם אמונים מקבלי ההחלטות. מדובר לכאורה, בסוג של הסכם פשרה או "דמי שתיקה" מול העובדת ע"מ שלא תשתף גורמים חיצוניים בנסיבות שהביאו לסיום עבודתה בלשכה".

ועדה בלתי חוקית

על פי הדוח, הועדה לקשרי חוץ ויחסי ציבור שהקים נשיא הלשכה בתחילת שנת 2018 "הוקמה שלא בהתאם לתקנון הלשכה, שכן הנשיא שמינה את הוועדה לא הציג את חבריה בפני מוסדות הלשכה כפי שנדרש בתקנון הלשכה. משמעות הדבר היא שהקמת וועדה זו ופעילותה הייתה בלתי חוקית".

העדר בקרה על כספים לספקים בכנסי הלשכה

פרק נרחב עוסק בכנסי הלשכה, בעיקר הכנסים הארציים באילת. חרף היקף התשלומים המהותיים (הביקורת מציינת צבר של עשרות אלפי תנועות כספיות בהיקף של עשרות מיליוני שקלים) המשולמים לחברת ארגון הכנסים (...) בגין הפקת הכנסים וכן למרות היקפי ההכנסות וההוצאות המבוצעות בידי (..)בשם הלשכה ועבורה לא נמצאו כלל עקבות ביקורת ובדיקה של הלשכה אחר הסכומים המדווחים ע"י (....) או על הסכומים שנדרשה הלשכה לשלם לחברה". 

כמו כן, עולה מהדוח, כי בניגוד למה שסוכם עם החברה המארגנת מתחשיב שערכה הביקורת עולה כי סך ההכנסות שנגבו בגין טיסות חריגות בכנס אלמנטר 2019 עומד על סך של 56,061 ₪.

לגבי הכנסים הדיגיטליים בתקופת הקורונה, נטען בדוח כי היו העדפות במתן חסויות, הנחות לנותני חסויות  בכנסים הדיגיטליים בתקופת הקורונה: "מהתרשמות הביקורת נראה כי כל הליכי ההתקשרות עם הספקים לצורך הפקת הכנסים הדיגיטליים לא עמדה בקנה אחד עם הציפייה לקיום הליך יסודי וממצה לאיתור ובחירת האלטרנטיבה המועילה ביותר ללשכה וכן עם הציפיה לקיום תיעוד ושקיפות, שיקול הדעת על פיה נבחרו הספקים וסכומי התשלומים בגין קיום הכנסים. בהתחשב בכך שמדובר בעמותה השייכת לכלל חבריה ואשר אמורה לקיים את ערכי החיסכון והיעילות בהקפדה יתרה הרי שממצאים אלו חמורים שבעתיים ומעמידים את תהליכי העבודה וקבלת ההחלטות תחת סימני שאלה רבים," נכתב בדוח.

מנכ"ל הלשכה שמונה ב-2019 לא עמד בתנאי הסף

הדוח מקדיש פרק גדול למינויו של מנכ"ל הלשכה בקדנציה הקודמת, ב- 2019; כך נכתב בדוח: "הביקורת מפנה את תשומת ליבכם "לעובדה המדהימה" שהמועמד שנבחר לתפקיד מנכ"ל הלשכה אינו בעל השכלה אקדמית כלל...המועמד שנבחר איננו עומד בתנאי סף של השכלה אקדמית , ניהול בשני ארגונים גדולים ברמה ארצית (עבד כמנהל ביורוקום בלבד ע"פ קו"ח) וכן ניסיון מוכח בניהול עמותה". הדוח מצא ליקויים חמורים בבחירה במנכ"ל על פני מועמדים אחרים.

"לאחר סיום הבדיקה בנושא זה נוצרת ההבנה בסבירות גבוהה, שלכאורה בחירת המנכ"ל סומנה מראש, ע"י הנוגעים בדבר מסיבותיהם הם וחברי הועד המנהל אישרו את המינוי כפי שהובא בפניהם ללא בירור או בדיקה שיש בה ממש ויתרה מכך לא שוקפו בפניהם ממצאים בעיתים שעלו בוועדת האיתור ובמכון פילת לגבי המועמד. אין לי אלא להביע פליאה, הכיצד המועמד שאין לו השכלה אקדמית ושתוצאות נתוניו באבחון דורגו בציון ממוצע, שלא לדבר על בדיקות האמינות הבעתיות לכאורה, נבחר לבסוף לתפקיד מנכ"ל הלשכה?!"

המבקר בחר לציין כי בעקבות ממצאי טיוטות הדוח שפורסמו קודם, "נקטו נושאי המשרה הנוכחיים בלשכה פעולות מידיות למניעת ותיקון ליקויים, כדוגמא דחתה הלשכה כנס שהיה אמור להיערך בתקופה הקרובה. לאור ממצאי הדוח הסופי, הביקורת ממליצה להנהלה להמשיך ולפעול בצורה נמרצת לתיקון הליקויים לקבלת החלטות המתבקשות מהממצאים באמצעות "ועדת אד-הוק לתיקון ליקויים" שהוקמה ע"י הועד המנהל בדיון על הטיוטה בהשתתפות המנכ"לית ו 2 נציגי הוועד המנהל והח"מ, עד להגשת המלצותיה לתיקון הליקויים לוועד המנהל תוך קביעת לו"ז ואחראי לתיקון הליקויים".

עוד ציין המבקר כי היו מבוקרים שהתבקשו להגיב על הביקורת עליהם אבל "בחרו משיקוליהם לא להגיב, ויש לבחון את המשמעות של חוסר התגובה". בין היתר, טוענים גורמים בלשכה, יכולה להיות משמעות לגבי מבוקרים שיש לגביהם ממצאים בעייתיים, והם הציגו מועמדות לתפקידים בבחירות הקרובות.

תגובות:

סמנכ"ל השיווק פרסם תגובה מפורטת בדוח. בין היתר כתב:

הנחות למפרסמים - לא היה נוהל או דרישה בנושא מתן הנחות ללקוחות חדשים ,וכדי לשמר את אותו נותן החסות שמפרסם בפעם הראשונה ניתנה עבורו הנחה על מנת לעודד אותו להמשך שיתוף הפעולה והמשך פרסום בעיתון לצורך הגדלת הכנסות הלשכה מחברות מפרסמות. במידה ויוכנו נהלים המסדירים את נושא ההנחות אפעל לפיהם בהתאם לנדרש.

שהגעתי ללשכה לא הייתה מחלקת שיווק ותפקיד סמנכ"ל השיווק לא קיים בתקנון כל מערכת.

אפשרויות הפרסום נבנתה על ידי בתחילת דרכי בלשכה באישורי ובפיקוח מנכ"ל הלשכה ולא הייתה דרישה בנושא נהלי הנחות.

הדרישה היחידה שהייתה מהממונה עלי בנושא הכנסות היא למיקסום הכנסות לפי שיקול דעתי מתוך רצון להגדיל את הכנסות הלשכה על מנת לייצר רווח מכל פעילות שיש בה הוצאה כדי לא לגרום לגירעון.

שקיפות ניהול הפרסומים - ללשכה אין מערכת חכמה שבה ניתן להתנהל בנושא מעקב אחר פרסומי חברות ולכן שיטת העבודה היא על פי דוחות אקסל ועבודה שוטפת בנושא עדכון ידני לגבי כל מפרסם ומפרסם... ,ברגע שמפרסם החליט לממש את הפרסום שלו מחלקת השיווק צריכה לעדכן ב- 2 טבלאות:

1 – טבלת פעילות אודות רכישת הפרסום ויתרת הפרסומים שנותרה.

2 – טבלת הכנסות למעקב של מחלקת הכספים להוצאת חשבונית ודרישת תשלום.

... כמי שאמון על נושא של פרסום ושיווק ב- 7 שנים האחרונות, הקמתי מחלקה המניבה הכנסות ללשכה מפרסום וחסויות ,לא נכנסתי לתפקיד של מישהו אחר עם נהלי התפקיד, במהלך כל השנים מחלקת השיווק הייתה כמעט אחראית בלעדית ליציבות הכלכלית של הלשכה. היה קושי רב בתקופת הקורונה בה כל הכנסים נוטרלו ונערכו באופן וירטואלי בלבד לייצר שיתופי פעולה עם מפרסמים ,הפרסום בכנסים הדיגיטליים פחות מוצלחים לעומת כנס פרונטלי עם שיעור משתתפים גבוה יותר ולכן ההכנסות קטנו בהתאם ולכן נדרשתי להתאים את עצמי למפרסמים בחלק מהמקרים כדי למקסם הכנסות לפי דרישת הממונים עלי. אני רואה בלשכה הזו בית עבורי, ובמשך כל השנים הקפדתי לתת את מלוא כוחי ומרצי להצלחת הארגון בתיקי האישי מופיעים מכתבי הערכה ותודה על עבודתי ותפקודי שהיה לשביעות רצון הממונים עלי.

תגובת לשכת סוכני הביטוח

מוועד המנהל של לשכת סוכני הביטוח נמסר בתגובה "הועד המנהל החליט באופן גלוי ואמיץ לערוך ביקורת חיצונית להתנהלות הלשכה בשנים עברו, כל זאת בכדי להטמיע ממשל תאגידי חדש בלשכה שיפעל בשקיפות מלאה. הדוח אינו פשוט ומציג ליקויים רבים שהתגלו בעבודת הלשכה בעבר. הועד המנהל הנוכחי בראשות יוסי אנגלמן קיבל בישיבתו האחרונה החלטה לפעול באופן מיידי ליישום כל המלצות הדוח עוד בקדנציה הנוכחית. מטרתו של הדוח בראש ובראשונה ליצור שינוי אמיתי ואפקטיבי ולבסס מנהל תקין להמשך הצלחתה של הלשכה בעת״.

תגובות נוספות ניתן לשלוח מייל funder@funder.co.il ו desk@funder.co.il והן תתוספנה לכתבה