חוזר שמירת מסמכים

חלק 4, פרק 5, סימן (א)

חוזר שמירת מסמכים 

בסימן זה - 

"לוג – Log" – קובץ ממוחשב של תיעוד פעולות המתבצעות במערכות מידע ממוחשבות;

"מועד סיום העסקה" – המועד בו מסתיימות כל החובות והזכויות הנובעות מעסקה מסוימת שבין נותן שירותים פיננסיים ללקוח;

"מסמך" – לרבות הוראה שניתנה באמצעות הטלפון, מסר אלקטרוני וסריקה ממוחשבת; 

"מסמך הקשור לעסקה" – כל מסמך הנוגע לעסקה, לרבות ביצוע פעולה של לקוח ורישום העסקה אצל נותן השירותים הפיננסיים, ואשר נדרש כדי לאפשר שיחזור מלא ומדויק של העסקה ובחינת השפעת העסקה על החשבונות שמנהל נותן השירותים הפיננסיים;

"מסר אלקטרוני" – מידע אשר נוצר, נשלח, נקלט או נשמר באמצעים אלקטרוניים או אופטיים, כשהוא נראה, נקרא, נשמע או מאוחזר באמצעים כאמור;

"נותן שירותים פיננסיים" – כהגדרתו בחוק, לרבות בעל אישור לפעול כנותן שירותי מידע, בהתאם להוראות חוק שירות מידע פיננסי, התשע"ב-2021;

"סריקה ממוחשבת" – הליך טכנולוגי המעתיק מסמך מקור לקובץ מחשב באופן שניתן לאחזר ממנו תוצר קריא הזהה בתוכנו למקור;

"עסקה" – התקשרות לצורך מתן שירותים בין נותן שירותים פיננסיים ללקוח, החל ממועד העברת ההצעה לביצוע התקשרות כאמור ועד למועד סיום מערך היחסים מושא ההתקשרות. 

נותן שירותים פיננסיים יתעד וישמור כל מסמך הקשור לעסקה, לרבות כל מסמך אשר יש בו התחייבות של נותן השירותים הפיננסיים או של הלקוח, או שיש בו הוראה לנותן השירותים הפיננסיים לבצע פעולה, לתקופה של שבע שנים ממועד סיום העסקה, לכל הפחות.

תיעוד כאמור בסעיף קטן (א) יכלול, בין היתר, גם תיעוד של פירוט ההוראה לנותן השירותים הפיננסיים והמועד בו ניתנה, וכן זהות הגורם שביצע את הפעולה אצל נותן השירותים הפיננסיים.

הוראות סעיף 342 יחולו על נותן שירותים פיננסיים שהוא בעל רישיון למתן שירותי פיקדון ואשראי, בעל רישיון להפעלת מערכת לתיווך באשראי וכל בעל רישיון אחר אשר מתן השירות ללקוח מתבצע על ידו באמצעות מערכת ממוחשבת, גם לעניין קבצי Log של בעל הרישיון.

בקובץ ה-Log יתועדו וישמרו כל ההוראות והפעולות המתבצעות במערכת הממוחשבת של בעל הרישיון (בסעיף קטן זה – המערכת), לרבות אלו המתבצעות באופן אוטומטי, ויחולו לעניין זה ההוראות הבאות:

מבלי לגרוע מכלליות האמור, קובץ ה-Log יכיל בין היתר, את הנתונים הבאים:

מהות הפעולה ותוכנה;

זהות הגורם שביצע את הפעולה;

הרשאות שניתנו למבצע הפעולה לגשת אל המערכת, לרבות מידע על כניסה של גורמים שאינם מורשים אל המערכת; 

מידע על ניסיונות שלא צלחו לביצוע פעולות במערכת;

מקור הגישה למערכת ומועד הגישה; 

קבצי ה-Log יאפשרו פעילות שליפה ושיחזור מידע בתוך זמן סביר ממועד הדרישה.

קבצי ה-Log יאובטחו בפני מחיקה, שינוי או קריאה בלתי מורשים. 

על אף הוראות סעיף קטן (ב), תיעוד ושמירת המידע שמקורו בקבצי Log, יכול שייעשה גם באמצעים דיגיטליים אחרים, ובלבד שתיעוד ושמירה כאמור יעמדו בכל הוראות סעיף זה.

נותן שירותים פיננסיים יבטיח את קיומו ושלמותו של המידע שעליו לשמור בהתאם להוראות סימן זה, לרבות הגנתם מפני נזקי אדם וטבע. כמו כן יוודא נותן השירותים הפיננסיים כי המידע האמור קריא וכי קיימת אליו גישה נוחה.

 

חוק שירות מידע פיננסי התשפ"ב- 2021 (להלן – "חוק שירות מידע פיננסי"), הרחיב את השירותים המוצעים על ידי נותני שירותים פיננסיים, וקבע כי נותן שירותים פיננסים יכול לתת שירות מידע פיננסי וזאת מלבד השירותים הפיננסים הניתנים על ידו בהתאם להוראות חוק הפיקוח על שירותים פיננסים מוסדרים (שירותים פיננסים מוסדרים) התשע"ו-2016 (להלן – "החוק"). 

על כן נקבע לתקן את סעיף ההגדרות ולהגדיר נותן שירותים פיננסים גם כבעל אישור לפעול כנתון שירותי מידע פיננסי, בהתאם להוראות חוק שירות מידע פיננסי. בנוסף נקבע לתקן את הגדרת עסקה בחוזר זה המתייחסת לעסקאות של מתן שירותים פיננסים בהתאם לחוק. נקבע להרחיב את תחולת הגדרת עסקה, כך שתחול על כל התקשרות מפוקחת בין נותני שירותים פיננסים הניתנים ללקוח ולא רק על התקשרות לצורך מתן שירותים פיננסים כהגדרתו בחוק, ובין השאר תחול גם על פעילות נותן שירותים פיננסים כנותן שירות מידע פיננסי.