הסרת דיווח שפורסם במגנא שכלל בטעות מידע חסוי

על רקע פניה שהגיעה לסגל הרשות שעניינה הסרת דיווח שפורסם במגנא שכלל בטעות מידע חסוי מבלי שהתאגיד היה ער לפרסומו, אנו מוצאים לנכון לעדכן בנסיבות האירוע ובכלל זה את חשיבות בדיקת כותרת המסמך לפני שידורו למגנא ולמאיה ולכל הפחות להגביר את ערנות המדווחים בדבר פומביות המידע.

לכל מסמך WORD ישנם מאפיינים ייחודיים שכוללים, בין היתר, את כותרת המסמך, הנושא, המחבר ועוד. לעיתים נתונים אלו מעודכנים בלי שיוצר המסמך מודע לכך. בעת חתימת מסמך WORD ל PDF, כותרת המסמך המקורית של ה-WORD נשמרת ואף מוצגת באתר המגנא והמאיה.

במקרה דנן, תאגיד שמר מסמך WORD במערכות הפנימיות שלו תוך שימוש בשם קובץ שכולל ציון שם לקוח שמידע על זהותו אינו מתחייב בדיווח ולעמדת החברה זהותו הייתה חסויה למועד הדיווח. התאגיד לא היה ער לכך ששם הלקוח נכלל גם במאפייני מסמך ה-WORD תחת כותרת המסמך. בשלב מאוחר יותר, התאגיד ביקש להמיר את המסמך הפנימי לדיווח למגנא ב-PDF. הואיל והוא ערך את אותו מסמך, הכותרת נשמרה עם שם הלקוח מבלי שהתאגיד היה ער לענין. אף שהתאגיד הקפיד לשנות את שם הקובץ הסופי ב-PDF באופן שלא יכלול את המידע החסוי, המידע על פרטי הלקוח לפי שם הקובץ ב-WORD נחשף במגנא.

מצ"ב להלן נספח א' ובו הסבר לאיתור ועדכון כותרת המסמך.