הוראה לתאגידים המורשים בדבר חובת קביעת נהלי עבודה בנוגע לדרכי פעולתם וניהולם נוסח

דברי הסבר:

תיקון ההוראה המשולב בנוסח זה, הינו בהמשך לחקיקת חוק להקלות בשוק ההון ולעידוד הפעילות בו )תיקוני חקיקה(, התשע"ד – 2014 )להלן: "חוק ההקלות"(, אשר פורסם ברשומות ביום 27.1.2014.

הסדרת תהליכי עבודה באמצעות נהלים בתאגיד המורשה הינה בעלת חשיבות רבה, הן עבור התאגיד המורשה והן עבור שוק ההון בכללותו. ברמת התאגיד המורשה תסייע הסדרת תהליכי העבודה באמצעות נהלים לניהול השוטף של התאגיד ולחיזוק מערך הבקרה והאכיפה הפנימית בו ותתרום ליעילות של התאגיד ולשיפור רמת השירות ללקוח. ברמת שוק ההון תתרום הסדרה של תהליכי העבודה באמצעות נהלים אצל התאגידים המורשים לחיזוק בטחון הלקוחות בנותני השירותים הפיננסיים ובהגברת יציבות אמינות שוק ההון.

בביקורות שנערכו בתאגידים המורשים נמצא, כי לא תמיד קיימים אצל התאגיד המורשה נהלים המפרטים תהליכי עבודה ברורים ומוגדרים, וגם כאשר קיימים נהלים, הם לעיתים אינם מעודכנים, חלק מבעלי התפקידים בתאגיד כלל לא מודע לקיומם ובחלק מהתאגידים אין גורם המפקח על יישומם בפועל.הוראה זו היא לחייב את התאגיד המורשה להסדיר את פעילותו באמצעות נהלי עבודה. החובה שמטילה הוראה זו אינה מסתכמת בקביעת הנהלים, אלא דורשת כי כל בעל תפקיד יכיר את כל נהלי העבודה הרלוונטים לו ויבין את חשיבות יישומם.ההוראה מפרטת את הנושאים בהם יש לקבוע נהלים. ואולם, הנושאים המפורטים אינם מהווים רשימה

סגורה והתאגיד המורשה יסדיר את פעילותו באמצעות נהלים נוספים, ככל שהם נדרשים מאופי עיסוקו.

ההוראה קובעת פרטים בסיסיים, אשר התאגיד המורשה מחויב לכלול בכל נוהל המתייחס ליישום הוראות החוק. מעבר לפרטים בסיסיים אלה, נדרש התאגיד לצקת לנהלים את התוכן המתבקש מאופי פעילותו ומורכבותה.מובהר כי החובה שמטילה ההוראה לכתיבת נהלים בנושאים המפורטים בה ולהכללת הפרטים הבסיסיים

המתייחסים לכל נוהל חלה ככל שנושאים ופרטים אלה רלוונטיים לאופי פעילותו של התאגיד המורשה ולהתנהלותו בפועל. כך למשל, תאגידים מורשים העוסקים רק בייעוץ השקעות או בשיווק השקעות ולא בניהול תיקי השקעות, אינם נדרשים לקביעת נהלים בענין טיפול בטעויות בחשבון לקוח.

עוד מובהר, כי אפקטיביות הנהלים טמונה בהתאמתם לתהליכי העבודה בפועל. על מנת שתהיה התאמה בין נוהלי העבודה להתנהלות התאגיד בפועל, מומלץ כי כתיבת הנהלים תבוצע על ידי בעלי תפקידים בתאגיד .

1 לחוק. סעיף זה נכלל בפרק הממשל התאגידי הכולל הוראות בהן מחויבות חברות ניהול תיקים גדולות, והוא עוסק באפשרות הדירקטוריון לאצול את הסמכויות המוקנות לו מכוח החוק. על פי התיקון האמור, הוסמך הדירקטוריון לאצול גם את סמכותו על פי סעיף 24ו)4( לחוק לאשר את נוהלי העבודה שהחברה מחויבת לקבוע בהוראות לפי החוק ושהרשות קבעה שעל הדירקטוריון לאשרם. בהמשך לתיקון זה, תוקנה ההוראה, שבנוסחה הקודם חייבה את אישור הנהלים בדירקטוריון, באופן שבו הובהר במפורש כי הסמכות לאשר את נהלי העבודה בתאגיד מורשה תהיה נתונה לדירקטוריון או לועדת דירקטוריון שחבריה הם דירקטורים, וככל שמדובר בחברת ניהול תיקים גדולה תהיה ועדה כאמור בת שלושה חברים לפחות ותכלול גם דירקטור חיצוני.

בנוסח המתוקן של ההוראה נאמר במפורש, את אשר נאמר בעבר בעמדת סגל שפורסמה: עדכון מהותי של נוהל יידרש לקבל את אישור הדירקטוריון )או ועדה המוסמכת לאשר את הנוהל על פי האמור לעיל(, בעוד ששינוי שאינו מהותי יכול להיות מאושר גם על ידי גורם שאינו הדירקטוריון, בכפוף לכך שבנוהל עצמו שאושר כדין, יפורטו העניינים ששינוי בהם ניתן לאשר בדרך זו ויצויין הגורם הרשאי לאשר שינויים אלו. תיקון נוסף בהוראה נוגע לדרישה שנכללה בסעיף 1.4 להוראה, לפיה הנהלים המפורטים בסעיף 1.3 להוראה יאושרו בכתב על-ידי מנכ"ל התאגיד. הנוסח המתוקן קובע כי אישור הנוהל יתועד בדרך הניתנת לאחזור ומבלי לקבוע חובת תיעוד בכתב דווקא.

יצוין, כי הוראות בדבר קביעת נהלי עבודה ניתן למצוא בכללים והנחיות הניתנים לגופים מפוקחים אחרים בישראל וגם במדינות אחרות, כך לדוגמא:

חוזר גופים מוסדיים 2006-9-7 של אגף שוק ההון ביטוח וחסכון במשרד האוצר, מחייב את הגופים המוסדיים לקבוע נהלי עבודה לפעילות השוטפת של הדירקטוריו12/91 ]2המפרט את הנושאים שיש לכלול בנוהלי העבודה הפנימיים של התאגיד הבנקאי לעניין פעילות בשוק המעו"ף ואת חוזר ניהול בנקאי תקין ]3[ 12/95, המפרט את הנהלים שעל הבנקים לנהוג על פיהם בתיקון רישומים שגויים בחשבון הלקוח.

גם סעיף 8(18( לחוק השקעות משותפות בנאמנות, התשנ"ד -1994 קובע בין תפקידי הדירקטוריון את החובה לקבוע נהלי עבודה בעניינים מסוימים. כמו כן פזורות בהוראות החוק והתקנות מכוחו חובות נוספות בדבר קביעת נהלי עבודה ספציפיים, כמו נוהל פעילות בנגזרים ונוהל קביעת שווי ניירות ערך.

"חברת ניהול תיקים גדולה" – על פי התוספת הראשונה א' לחוק: חברה שהיא בעלת רישיון מנהל תיקי השקעות אשר ביום 10 בדצמבר התקיים לגביה לפחות אחד משני תנאים אלה:

)0(היו לה ולחברות אחרות שהן בעלות רישיון ניהול תיקים השייכות לאותה קבוצה, יחד, מעל 11 לקוחות ושווי הנכסים הכולל שלהן היה מעל 1 מיליארד שקלים חדשים;

)4(היו לה ולחברות אחרות שהן בעלות רישיון ניהול תיקים השייכות לאותה קבוצה, יחד, מעל 0,111 לקוחות;

ימשיכו לראות חברה כחברת ניהול תיקים גדולה גם אם חדלו להתקיים בה התנאים האמורים עד תום שלוש שנים מיום שלא התקיים בה אף אחד מאותם התנאים;

"קבוצה" – קבוצה של תאגידים שמקיימים ביניהם קשרי שליטה, לרבות חברה-בת וחברה קשורה, כהגדרתן בחוק ניירות ערך,

וחברה בשליטת חברה השולטת בכל אחת מהן;

רשות ניירות ערך האמריקאית, ה- SEC, קבעה ב- Rule 270.38a-1 מכוח The Investment Company

Act of 1940 חובה כללית לכל החברות הרשומות בתחום ההשקעות לאמץ וליישם נהלי עבודה ומדיניות כתובים, כדי למנוע הפרות של חוק ניירות ערך הפדרלי ולהבטיח את יכולת הפיקוח על התאמתם המקצועית של כל הגורמים המועסקים על ידי החברה או הקשורים לפעילותה. כך, לדוגמא, על החברה להסדיר בנהלים נושאים של דיווח שנתי, שמירת מסמכים, מינוי קצין ציות ועוד. בנוסף Rule 206(4)-7 מכוח The Paperwork Reduction Act, מחייב כל יועץ השקעות רשום לאמץ וליישם נהלי עבודה ומדיניות כתובים כדי להבטיח את קיומן של הוראות The Advisers Act, לבחון את הנהלים והמדיניות מידי שנה וכן למנות קצין ציות עצמאי.

בדומה לכך, גם הרשות הבריטית לשירותים פיננסיים, ה- FSA, קבעה כלל וכן הנחיה שפורסמה במקביל,  לייסד חברה המחייבת ,Section 417(1) of the Financial Services and Markets Act 2000 מכוח וליישם מערכת של נהלים המתאימה לעסקיה. פירוט הנושאים אותם החברות נדרשות להסדיר בנהלים  מפורסם במדריך הרגולטורי של ה- FSA.

ההוראה:

1. כללי:

1.2 תאגיד מורשה יקבע נהלים אשר יבטיחו את קיום הוראות החוק והרגולציה מכוחו על ידי התאגיד, נושאי המשרה בו ועובדיו, ויפעל על פיהם.

1.3. כל בעל תפקיד בתאגיד המורשה יכיר את נהלי העבודה הרלוונטים לעבודתו.

1.4. מבלי לפגוע בכלליות האמור בסעיף 1.1 לעיל, תאגיד מורשה יקבע נהלי עבודה בנושאים המפורטים להלן, ככל שהם רלוונטיים לאופי פעילותו:

1. י. קיום הוראות החוק והרגולציה.

 א. הנהלים המפורטים בסעיף 1.3 לעיל )בסעיף זה: "הנהלים"(, יאושרו על ידי מנכ"ל התאגיד, וכן יידונו ויאושרו על ידי דירקטוריון התאגיד. אישור הנהלים יתועד בדרך הניתנת לאחזור.

 ב. דירקטוריון התאגיד המורשה רשאי לקבוע בנהלים את הדרכים לשינוים ובלבד שלא  תתאפשר עריכת שינויים מהותיים בנהלים שלא באישורו.

 ג. דירקטוריון התאגיד המורשה רשאי לאצול את סמכויותיו לפי הוראה זו לועדה שחבריה הם  דירקטורים ואם הוא חברת ניהול תיקים גדולה כהגדרתה בחוק – תהיה הועדה בת שלושה  חברים לפחות ובהם דירקטור חיצוני.

על התאגיד המורשה לשמור גרסאות קודמות של נהלים שעודכנו.

1.2. נוהל יכלול, בין היתר, את הפרטים הבאים:

1. ט. מנגנון הבקרה על יישום הנוהל ותיקון ליקויים נדרשים מכך.

2. פירוט הנהלים הנדרשים:

2.2. נוהל הטמעת הוראות דין ונהלי עבודה, הדרכה ואכיפה פנימית

התאגיד המורשה יסדיר באמצעות נוהל את תהליכי ההטמעה וההדרכה הננקטים על ידו לשם הטמעת הוראות הדינים הרלוונטים, הוראות רגולטוריות רלוונטיות ונהלי העבודה )להלן- ההוראות( ודרכי האכיפה הפנימית להבטחת יישומם.

על הנוהל לכלול, בין היתר, את הנושאים הבאים:

1. פרטים בדבר מדיניות אכיפה פנימית, סנקציות ותמריצים ביחס לקיום או אי קיום ההוראות, אם קיימים.

2.2. נוהל טיפול בניגודי עניינים

תאגיד מורשה יסדיר באמצעות נוהל את הטיפול בניגודי עניינים, כולל התייחסות לכל אחד מניגודי העניינים.

במסגרת ההתייחסות לכל אחד מניגודי העניינים יתאר הנוהל את המנגנון לאיתור ניגודי העניינים, את הפעילות וניגוד העניינים הגלום בה ויפרט את המנגנונים בהם נוקט התאגיד לשם מזעור ניגודי העניינים, ניהולם ובקרתם.

2.2. נוהל מניעת העדפה של לקוחות

תאגיד מורשה יקבע נוהל מפורט בדבר מניעת העדפת ענינו של לקוח אחד על פני ענינו של לקוח אחר, בין אם מדובר בייעוץ השקעות או בשיווק השקעות ובין אם מדובר בביצוע עסקה על ידי מנהל תיקים באמצעות חשבון מפצל או במישרין לחשבון לקוח.מבלי לפגוע בכלליות האמור, לענין ניהול תיקים באמצעות חשבון מפצל )חשבון מרכז, באמצעותו מבוצעות במרוכז פעולות בניירות ערך ובנכסים פיננסיים עבור אחרים(, יכלול הנוהל גם מנגנון פיצול עסקאות, לרבות קביעת מפתח החלוקה בין החשבונות השונים ופירוט בדבר סמכות מתן הוראות.

2.2. נוהל טיפול בחריגה ממדיניות הלקוח ובטעויות בחשבון לקוח תאגיד מורשה יסדיר באמצעות נוהל את אופן הטיפול בחריגה ממדיניות ההשקעות שנקבעה על ידי הלקוח )להן –חריגה( ובטעויות בחשבון הלקוח.לענין נוהל זה "טעות" משמעה - רישום שגוי בחשבון לקוח, פעולה שנרשמה, או בוצעה בטעות בחשבונו של הלקוח או שנרשמה בסכום שגוי או במועד שגוי, וכן פעולה שלא נרשמה במועד בו היתה אמורה להירשם.

נוהל זה יכלול, בין היתר, את הנושאים הבאים:

2.2. נוהל אבטחת מידע

תאגיד מורשה יגדיר בנוהל אבטחת מידע עקרונות להגנה על המידע שברשותו בכלל, ולשימוש מאובטח במערכות מידע בפרט. עקרונות אלה יגדירו, בין היתר, את חובת שמירת סודיות המידע, לרבות מידור ושמירת המסמכים המועברים לבעל רשיון, לעובדיו ו/או למועסק על ידו.כן יפורט בנוהל אופן השימוש בשרתים, מחשבים ניידים ונייחים, ציוד תקשורת, ציוד מחשובי המשמש את התאגיד לצורכי עיבוד או שמירת המידע ו ציוד אחר מכל סוג המשמש לשמירת מסמכים. לעניין זה "מידע" משמעו - מידע על פרטי הלקוח וחשבונותיו, בין אם קיים במסמכים מכל סוג שהוא ובין אם הוא אגור באמצעות מערכות מחשב ו/או ציוד תקשורת.

בנוסף נדרש התאגיד להתייחס בנוהל, בין היתר, גם לאלה:

א. הפעולות הננקטות לשם הגנה מפני דליפת מידע.

ב. בחינה ושמירה על אמינות מערכות המידע וכן שמירת ציוד אחר בו מצוי מידע.

ג. האמצעים לשם צמצום הסיכונים הנובעים משימוש במערכות מידע לרבות דרכים למידורו של מידע אודות הלקוחות.

2.2. נוהל שמירת מסמכים

תאגיד מורשה יסדיר באמצעות נוהל את אופן שמירת המסמכים בתאגיד, בין אם קיים במסמכים מכל סוג שהוא ובין אם הוא אגור באמצעות מערכות מחשב ו/או ציוד תקשורת.בנוהל זה ייקבעו כללים בדבר סוגי המסמכים שיישמרו, אופן שמירתם ומשך שמירתם, בשים לב לחובת שמירת הסודיות כלפי הלקוח ולאפשרות גיבוי המידע, אחזור המידע בשלמותו ואיתור המסמכים במידת הצורך.

2.2. נוהל רציפות במתן השירות

תאגיד מורשה יסדיר באמצעות נוהל את התנהלותו במצב של נבצרות מכל סיבה שהיא, לרבות היעדרות, פגיעה במערכות החברה, תקלות טכניות, מצבי חירום לאומיים וכדומה, ואת התנהלותו במהלך ההתאוששות ממצב זה. בנוהל זה ייקבעו כללים בענין אופן מתן השירות ללקוחות בתקופת הנבצרות ובתקופת ההתאוששות ובענין הדיווחים ללקוחות בהקשר זה. במסגרת נוהל זה יש לכלול גם התייחסות להתנהלות התאגיד אל מול לקוחותיו במקרה של ביטול הרשיון או הפסקת הפעילות בתאגיד.

2.3. נוהל טיפול בתלונות לקוחות תאגיד מורשה יקבע נוהל לעניין טיפול בתלונות לקוחותיו, ויתייחס בו, בין היתר, לנושאים הבאים:

א. מינוי הגורם האחראי לטיפול בתלונות לקוחות.

ב. קביעת דרכי הדיווח על תלונת לקוח.

ג. פירוט מנגנון הטיפול בתלונת לקוח, לרבות עריכת תרשומות ותיעוד אופן הטיפול וההתדיינות מול הלקוח, קביעת לוחות זמנים לשלבי הטיפול(.2.2. נוהל גיוס לקוחות תאגיד מורשה יסדיר באמצעות נוהל את פעילותו המתייחסת לגיוס לקוחות. נוהל גיוס לקוחות

יכלול, בין היתר, את הנושאים הבאים:

א. תהליך גיוס הלקוחות, תוך פירוט בעלי התפקידים הרשאים לעסוק בכל שלב בתהליך והמידע והמסמכים המוצגים במהלך התהליך.

ב. תהליך ההתקשרות בהסכם על כל שלביו, תוך הבחנה בין סוגי לקוחות שונים (לקוח יחיד,תאגיד, גוף מוסדי, לקוח חריג )כדוגמת קטין, אפוטרופוס, איש ציבור( וכד'). 

ג. מנגנון בחירת משווקים חיצוניים, לרבות הקריטריונים לבחירתם והכישורים המקצועיים והאישיים הנדרשים מהם, עקרונות ההתקשרות עם המשווקים החיצוניים, תגמולם ודרכי הפיקוח עליהם.

2.22. נוהל בדבר קיום הוראות החוק והרגולציה

על מנת להימנע מהפרות הוראות החוק על ידי התאגיד המורשה ועובדיו, יסדיר התאגיד המורשה באמצעות נוהל את התהליכים הפנימיים שיתקיימו בחברה על מנת להבטיח את ביצוע הוראות החוק החלות עליו, את הבחינה השוטפת של עדכוני הוראות החוק והרגולציה ואת בחינת תהליכי העבודה המתחייבים מהוראות כאמור, ככל שאלה אינם מוסדרים בנהלים הקיימים בתאגיד.

על הנוהל לכלול, בין היתר, את הנושאים הבאים:

תחילה

תחילתה של ההוראה בנוסחה זה עם פרסומו באתר הרשות, והוא מחליף את ההוראה שתחילתה ביום 25.2.10

מועד פרסום ההוראה בנוסחה החדש באתר הרשות: 12.10.15

מועד תחילת הנוסח החדש:12.10.15