רשות ניירות ערך - הודעה לחברות בענין מערכת ההצבעה האלקטרונית

בהמשך להודעה הקודמת לחברות, מצ"ב מספר הבהרות והנחיות נוספות לחברות בקשר למערכת ההצבעה האלקטרונית, אשר תתחיל לפעול ביום 17 ליוני 2015:

1. ביום 17 ליוני 2015 ייכנסו לתוקף תיקונים שונים הנוגעים לתקנות הצבעה בכתב ובכללם זכותו שלבעל מניה להצביע בכל אסיפה כללית של החברה על כל נושא המצוי על סדר היום באמצעות כתב הצבעה שיועבר במערכת ההצבעה האלקטרונית. משכך בכל אסיפת בעלי מניות שמזמנת חברה זכאי בעל מניות המחזיק במניות החברה במועד הקובע להצביע על כל אחד מהנושאים על סדר היום באמצעות מערכת ההצבעה האלקטרונית גם אם אין המדובר בנושא אשר לגביו קמה חובה לאפשר הצבעה באמצעות כתב הצבעה רגיל בהתאם להוראות חוק החברות והתקנות מכוחו.

2. על החברות לדווח את הדיווחים הקשורים לזימוני אסיפות, היינו: כינוס אסיפה, קיום אסיפת המשך, דחיית אסיפה וביטול אסיפה בטופס המתאים: ת460 לגבי תאגידים מדווחים ו- C460 לגבי תאגידים הרשומים בהתאם לפרק ה'3 לחוק ניירות ערך ("טפסי זימון האסיפות"). חשוב לציין כי דיווח בטופס אחר על ידי החברה או מילוי טפסי זימון האסיפות בצורה לא מדויקת עשוי לגרום למצב בו מערכת ההצבעות לא תופעל או לא תופעל באופן מיטבי, דבר אשר עשוי לשלול ממחזיקי ניירות הערך את הזכות החוקית להצביע באמצעות מערכת ההצבעה האלקטרונית.

3. בהתאם לדין, כתב ההצבעה במערכת ההצבעה האלקטרונית צריך לכלול את כל הפרטים שצריךלכלול כתב הצבעה בהתאם לתקנות החברות (הצבעה בכתב הודעות עמדה), התשס"ו – 2005 ("תקנות הצבעה בכתב") בהתאמות הנדרשות לשם תפעול המערכת. לאור זאת יש לשים לב לנקודות הבאות:

        א. מערכת ההצבעה האלקטרונית גוזרת את ההחלטות שעל סדר היום מהשדה "הנושא/ההחלטה ופרטיו" שבטפסי זימון האסיפות. על כן, על החברות למלא שדה זה בהתאם לתקנה 1 לתקנות הצבעה בכתב, לרבות "לצד כל אחד מן הנושאים יינתן תיאור טבעו של הנושא, תוך פירוט העובדות העיקריות הדרושות כדי להבין לאשורו כל עניין הטעון הצבעה באסיפההכללית, ויובא נוסח של כל החלטה מוצעת או תיאור תמציתי של עיקריה". אי עמידה בחובהזו תגרום למצב בו כתב ההצבעה במערכת ההצבעה האלקטרונית לא יכלול את הפרטיםכנדרש בדין.

        ב. כך גם לגבי בחינת העניין האישי באישור העסקה או שאלות אחרות הקשורות ברוב מיוחדהנדרש באסיפה. תקנה 7(8) לתקנות הצבעה בכתב מחייבת כי אם נכלל בסדר היום נושאהמחייב גילוי הזיקה או מאפיין אחר של בעל המניות (לרבות קיומו של "עניין אישי"), החברה תפרט את "הנושא והסימון הנדרש לגביו, וכן ציון כי בחלק השני של כתב ההצבעה מוקצה מקום לסימון קיומה או העדרה של זיקה או מאפיין אחר של בעל המניות כאמור, וכן לתיאור שלהם, והבהרה שמי שלא סימן או סימן "כן" ולא תיאר כאמור - לא תבוא הצבעתו במניין".

חשוב לציין כי מערכת ההצבעה האלקטרונית גוזרת את השאלה לגבי הזיקה או המאפיין האחר ואת המקום לסימון קיומה או העדרה של זיקה או מאפיין אחר וכן התיאור שלהם וההבהרה כאמור מהשדה "עסקה בין החברה לבין בעל השליטה כאמור בסעיפים 275 ו-320(1) לחוק החברות" וכן מבחירת הערך המתאים בבחירת הנושאים בשדה "הנושא/ההחלטה ופרטיו". לאור האמור, על החברה לשים לב כי כתב ההצבעה במערכת ההצבעה האלקטרונית כולל אתהנדרש בהקשר זה בתקנות כתבי הצבעה, כמפורט לעיל.

        ג. חשוב לציין כי מרגע שחברה שולחת במגנ"א את טופס זימון האסיפה ישנה אפשרות לבדוקכיצד נראה כתב ההצבעה במערכת ההצבעה האלקטרונית, וזאת באתר מערכת ההצבעות ב"הדגמה של מסך ההצבעה" בכתובת: https://votes.isa.gov.il.על החברות לבצע את הבדיקה על מנת לוודא כי כל הפרטים הנדרשים לכתב הצבעה בהתאם לתקנות הצבעה בכתב אכן מופיעים בכתב ההצבעה האלקטרוני.

4. כתב ההצבעה האלקטרוני נפתח להצבעה בתום המועד הקובע. לאור זאת לא ניתן להוסיף נושאים לסדר היום לאחר המועד הקובע, אלא אם כן מדובר בהוספת נושא לסדר היום לדיווח בלבד,בהוספת נושא לסדר היום בהוראת בית המשפט או בהוספת נושא לסדר היום בהתאם לתקנה 2ב לתקנות החברות (הודעה ומודעה על אסיפה כללית ואסיפת סוג בחברה ציבורית והוספת נושא לסדר היום), התש"ס – 2000 ורק במועדים המפורטים בתקנה זו. כמו כן, לאחר המועד הקובע לא ניתן לשנות או לעדכן נושא שעל סדר היום אלא אם כן מדובר בשינוי על ידי בית המשפט או מקום בו החברה תצהיר שמדובר בשינוי זניח או שיש בו רק כדי לזכות את החברה לעומת הנוסח שפורטבדיווח אחרון. 

5. כאמור, וכפי שפורט בהודעה הקודמת, ההצבעה באמצעות מערכת ההצבעה האלקטרונית תסתיים 6שעות לפני מועד האסיפה, אז תיסגר מערכת ההצבעה האלקטרונית. במועד זה תשלח המערכת לחברה, באמצעות מערכת יעל, מסר אלקטרוני ובו נתוני המשתמשים במערכת ההצבעה האלקטרונית אשר יכלול את הנתונים הקבועים בסעיף 44יא5(א) לחוק ניירות ערך ("קובץ התוצאות"). חשוב לציין בהקשר זה כי ניתן לראות דוגמה כללית למבנה קובץ תוצאות וזאת באתר רשות ניירות ערך.       

6. מקום בו חברה דוחה אסיפה כללית לאחר סגירת מערכת ההצבעה האלקטרונית (היינו, במועד מאוחר מ- 6 שעות לפני האסיפה) או מחליטה על קיום אסיפת המשך בהתאם לסעיף 11 לחוקהחברות, אזי יש לשים לב לנקודות הבאות:

        א. מערכת ההצבעות האלקטרונית לא תופעל שוב ולא ניתן יהיה לעשות שימוש במערכת כדילהצביע באסיפה הנדחית או באסיפת ההמשך לפי העניין.

        ב. אין בקביעת אסיפה נדחית או אסיפת המשך כדי למנוע ממי שהצביע באמצעות המערכת באותה אסיפה (טרם דחיית מועד האסיפה) לשנות את הצבעתו, אלא שהוא יוכל לעשות זאת אמצעי הצבעה אחרים, היינו כתב הצבעה רגיל (אותו ניתן יהיה למסור על פי הדין עד 6 שעות לפני מועד האסיפה הנדחית), נוכחות פיזית באסיפה או הצבעה באמצעות שלוח (מיופה כח).

        ג. לצורך הצבעה באסיפה נדחית או אסיפת המשך מחזיק ניירות ערך לא יידרש להמציא לחברה אישור בעלות חדש. גם מחזיק ניירות ערך שהשתמש במערכת ההצבעה האלקטרונית על מנת להעביר לחברה אישור בעלות בלבד ומבקש להצביע באמצעי הצבעה אחרים אינו נדרש להעביר לחברה אישור בעלות חדש לצורך הצבעה באסיפה הנדחית או באסיפת ההמשך.

        ד. למען הסר ספק, ההצבעות שבוצעו במערכת ההצבעה האלקטרונית עד למועד סגירתה (6 שעות לפני מועד האסיפה) יימנו (ככל שלא שונו מאוחר יותר על ידי המצביע) במסגרת תוצאות האסיפה הנדחית או אסיפת ההמשך הן לצורך הקוורום הנדרש באסיפה והן לצורך חישוב תוצאות ההצבעה.

7. כפי שפורט בהודעה הקודמת, כל שינוי או עדכון לגבי אסיפה שפורסם בעניינה טופס זימון אסיפה, יידרש להתבצע באמצעות טעינת טופס הדיווח הקודם לזימון האסיפה מתוך שרת הרשות. חשוב לציין כי טעינת טופס הדיווח הקודם מתוך שרת הרשות אינה כוללת את טעינת הקבצים המצורפים, ולכן בכל מקרה של שינוי או עדכון יש צורך לטעון צרופות מחדש.

8. מערכת ההצבעה האלקטרונית תתחיל לפעול כאמור ביום 11 ליוני 2015 ותחול על אסיפות שמתקיימים לגביהן שני התנאים המצטברים:

        א. מועד זימון האסיפה הינו החל מ- 17 ליוני 2015

        ב. המועד הקובע להצבעה הינו החל מ- 17 ליוני 2015.עם זאת, אסיפות שזומנו לפני ה-17  ליוני 2015 ושהמועד הקובע שלהן נקבע ליום 17ליוני 2015אולאחריו יפתחו להצבעה גם במערכת ההצבעות האלקטרונית, וזאת במקרה בו החברה תודיע לאחרה- 17 ליוני 2015 על עדכון, דחייה או קביעת ישיבת המשך בקשר עם אסיפה זו.

9. לשם הנוחות מצורפות להודעה זו 5 דוגמאות למקרים בהם זימון האסיפה על ידי חברה ויצירת כתב ההצבעה האלקטרוני בהתאם לא נעשה כנדרש, ומשכך, וככל שהמערכת היתה פעילה בעת הזו, לאניתן היה להצביע באמצעותה על הנושאים שהיו על סדר יומה של האסיפה באופן תקין, וזאת שלא בהתאם לדין.בתקופה הקרובה סגל הרשות יפרסם דוגמאות נוספות (באופן שאינו מזהה את פרטי החברה המדווחת) של בעיות /או תקלות בזימוני אסיפות