הנחיות לדוח שנתי ודוח רבעוני לעמיתים ולמבוטחים בגוף מוסדי

בתוקף סמכותי לפי סעיף 35 לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס"ה-2005, לפי סעיף 36א לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (ביטוח), התשמ"א-1981 ולפי תקנה 6ב לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (ביטוח) (תנאים בחוזי ביטוח), התשמ"ב-1981, להלן הוראותיי.

גופים מוסדיים חייבים לשלוח לעמיתיהם ולמבוטחיהם דין וחשבון תקופתי. חוזר זה קובע מתכונת דוח שנתי ודוח רבעוני למוצרי חיסכון פנסיוני וביטוח חיים, מרחיב את חובות הגילוי המוטלות על גופים מוסדיים, ומפשט את המידע המוצג בו, כך שהדוח ישמש כלי מעקב ובקרה יעיל לעמיתים ולמבוטחים על מוצרים אלה. 

בחוזר זה:

"מוצר חיסכון פנסיוני וביטוח חיים" – מוצרי חיסכון פנסיוני כהגדרתם בחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (ייעוץ, שיווק ומערכת סליקה פנסיוניים), התשס"ה – 2005, וכן פוליסות ביטוח חיים הכוללות חיסכון שאינן קופות ביטוח, פוליסות ביטוח למקרה מוות ואבדן כושר עבודה פרט או קבוצתי לרבות נספחי הכיסויים הביטוחיים הכלולים בהן.

"קרן פנסיה ותיקה" – קופת גמל לקצבה שאושרה לראשונה לפי הוראות הדין, לפני יום כ"ט בטבת התשנ"ה (1 בינואר 1995), למעט קופת ביטוח.

"שירות דואר אלקטרוני" – שליחת דוח לעמית באמצעות דואר אלקטרוני.

"חשבון אישי מקוון" – חשבון פרטי של עמית באתר האינטרנט של גוף מוסדי שבו מקבל הלקוח שירותי אחזור מידע, בהתאם להוראות הממונה לעניין מידע נדרש באתר אינטרנט של גוף מוסדי, כפי שיהיו מעת לעת.

3 .חובת משלוח דוח שנתי

א.מדי שנה, תוך שלושה חודשים מתום השנה, ישלח גוף מוסדי לכל עמית או מבוטח (להלן ביחד: "עמית"), בדואר, דוח שנתי מקוצר בגין השנה שנסתיימה, בהתאם למתכונת הדוח שבפרק 1 לחוזר זה (להלן: "דוח שנתי מקוצר").

ב.על אף האמור בסעיף 3(א), גוף מוסדי יהיה רשאי לשלוח לעמית דוח שנתי מקוצר באמצעות שירות דואר אלקטרוני, ובלבד שהעמית הסכים בכתב באמצעות טופס ידני או באמצעות דואר אלקטרוני או באמצעות חשבונו המקוון של העמית באתר האינטרנט של החברה לנוסח הבא: 

"אני מסכים כי הדוח השנתי [לעמית/למבוטח]  ישלח לדואר האלקטרוני שלי בכתובת ______ וזאת במקום באמצעות הדואר". 

לצורך כניסת הסכמתו של העמית לתוקף יש לבצע אימות של כתובת הדואר האלקטרוני שנמסרה על ידי העמית כאמור (להלן: "כתובת הדואר האלקטרוני"). בנוסף לקבלת הסכמת העמית תשלח החברה לכתובת הדואר האלקטרוני הודעה בה יידרש העמית לאמת את כתובת הדואר האלקטרוני שלו. 

ג.על אף האמור בסעיף 3(ב), לעמית הזכות לחזור בו מהסכמתו כאמור ולבקש מהגוף המוסדי בכתב באמצעות טופס ידני או באמצעות דואר אלקטרוני או באמצעות חשבונו המקוון באתר האינטרנט של החברה לקבל את הדוח השנתי המקוצר באופן המצוין בסעיף 3(א). 

ד.בנוסף לאמור בסעיף 3(א), מדי שנה, תוך שלושה חודשים מתום השנה, יציג גוף מוסדי בחשבונו האישי המקוון של כל עמית, את הדוח השנתי המקוצר שנשלח לעמית וכן דוח שנתי מפורט בהתאם למתכונת הדוח שבפרק 2 לחוזר זה (להלן: "דוח שנתי מפורט"). לעמית שהסכים לקבל דוח שנתי מקוצר באמצעות שירות דואר אלקטרוני, כאמור בסעיף 3(ב), ישלח הגוף המוסדי בהודעת הדואר האלקטרוני כאמור גם קישור לדוח השנתי המפורט.

ה.גוף מוסדי יציג בחשבונו האישי המקוון של כל עמית את הדוח השנתי המקוצר והדוח השנתי המפורט (להלן ביחד: "דוח שנתי") כאמור בסעיף 3(ד) למשך 10 שנים לפחות. אין באמור כדי לפגוע בהוראות כל דין. 

ו.על אף האמור בסעיפים 3(ב), 3(ג) ו-3(ד), לעמית הזכות לפנות לגוף המוסדי ולקבל את הדוח השנתי גם באמצעות הדואר.

ז.למען הסר ספק יובהר כי הגוף המוסדי יאפשר לעמית להביע את הסכמתו או לחזור בו מהסכמתו כאמור בסעיפים 3(ב) ו-3(ג), בכל אחת מהדרכים המצוינות באותם סעיפים.

4 .חובת הצגת דוח רבעוני 

5 .שליחת דיווחים באמצעות שירות דואר אלקטרוני

שליחת הדוח לעמית באמצעות שירות דואר אלקטרוני כאמור בסעיפים 3 ו-4 לעיל, תעשה בכפוף לתנאים שלהלן:

א.שליחת הדוח תתבצע בסביבה מאובטחת בהתאם להוראות הדין המתעדכנות בעניין זה מעת לעת, באחת מאלה:

ב.גוף מוסדי ינקוט באמצעים שיאפשרו לו מעקב אחר שליחת הדואר האלקטרוני אל העמית. 

ג.במקרה של דואר חוזר או העדר הוכחה לשליחת הדואר האלקטרוני אל העמית, ישלח הגוף המוסדי לאותו עמית את הדוח באמצעות הדואר תוך 30 ימים ממועד שליחת הדואר האלקטרוני.

ד.גוף מוסדי ישמור כל מידע תפעולי הנחוץ לו לבקרה, ניהול ומעקב אחר קיום התנאים האמורים לעניין שליחת דוח באמצעות שירות דואר אלקטרוני. 

חברות מנהלות של קרן פנסיה ותיקה, קופת גמל מרכזית לפיצויים, קופת גמל מרכזית לדמי מחלה, קופת גמל מרכזית להשתתפות בפנסיה תקציבית וקרן השתלמות מיוחדת למורים כהגדרתה בתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (העברת כספים בין קופות גמל), התשס"ח-2008 רשאיות לקבוע מתכונת דוח שנתי או רבעוני שונה מהקבוע בחוזר זה, בכפוף לאישור הממונה על שוק ההון ביטוח וחיסכון.

חוזר זה יחול על כל הגופים המוסדיים, לגבי מוצרי החיסכון הפנסיוני וביטוח חיים שבניהולם שהיו בתוקף במהלך התקופה שבגינה מתבצע הדוח, כולה או חלקה.

תחילתו של חוזר זה בדוח השנתי לעמית בגין שנת 2015.

על אף האמור בסעיפים המפורטים להלן, גוף מוסדי רשאי להציג את שיעורי דמי הניהול מהחיסכון בדוחות השנתיים והרבעוניים לעמית לשנת 2015, בהתאם להוראות הדיווח האמור בחוזר ביטוח 2005-1-24, חוזר גמל 2004/6 וחוזר פנסיה 2004/15, לפי העניין:

א.פרק 1, סימן א', הוראות פרטניות לדוח שנתי מקוצר – סעיף (ג)(2);

ב.פרק 1, סימן ב', סעיף (ג)(2);

ג.פרק 1, סימן ג', סעיף (ג)(2);

ד.פרק 2, סימן א', סעיף (ב)(5)(1);

ה.פרק 2, סימן ב', סעיף (ב)(5)(1);

ו.פרק 2, סימן ג', סעיף (א)(6)(1).

חוזר זה מבטל את הוראות חוזר גופים מוסדיים 2014-9-12 שעניינו דוח שנתי ודוח רבעוני לעמיתים ולמבוטחים בגוף מוסדי. 

לוט:

פרק 1 – מתכונת דוח שנתי מקוצר;

פרק 2 – מתכונת דוח שנתי מפורט;

פרק 3 – מתכונת דוח רבעוני.