איך שומרים על המשכיות עסקית בתקופת מלחמה? 4 צעדים שיצילו כל חברה

משק פועל ומתפקד הוא צורך לאומי וכלכלי, אך הקושי לשמור על המשכיות עסקית בזמן חירום הוא גדול: משרדי הממשלה צריכים להסיט משאבים ותשומת לב לניהול המלחמה בחזית ובעורף, המשק מושבת בחלקו, השמיים נסגרו בגלל הפסקת טיסות של חברות תעופה זרות, המסחר ומקומות העבודה תלויים בהנחיות פיקוד העורף ומעל לכול גם יש מחסור בכוח אדם מגיוס מילואים רחב, מהורים שנשארים בבית עם ילדיהם, עובדים ומשפחות שנפגעו בהתקפה על ישראל ומאזרחים שמתנדבים ביוזמות הסיוע השונות.

על מנת להמשיך לפעול ולהקטין את הסיכונים, ישנן 4 פעולות מיידיות שכל חברה צריכה לעשות היום כדי שכבר מחר היא תוכל להוסיף ולייצר, לשרת לקוחות ולצמצם את הנזק הכלכלי: 

1. למפות תהליכים חיוניים. במבט ראשון נראה לנו שכל התהליכים בחברה הם חיוניים והכרחיים, את כולם יש לקיים ואין דברים שניתן לוותר עליהם. אבל פה טמון המפתח: כל חברה צריכה לעשות חשיבה מה חשוב יותר ומה פחות, במה צריך להתמקד ומה אפשר לדחות. לכן, לדוגמה, אפשר לוותר על ארגון כנס בשבוע הבא; לא בטוח שנכון לחברת הייטק לשחרר כרגע גרסה חדשה למוצר התוכנה שלה; ולמאפייה כדאי להתמקד בייצור לחמים ומוצרים בסיסיים, ולא להכין עוגות מיוחדות, כדי למקד את התהליכים העיקריים והחשובים יותר בתנאים שנוצרו.

כל חברה צריכה לסדר ולבנות לעצמה סדרי עדיפויות לתהליכים קריטיים שעליהם היא רוצה לשים דגש, לרכז מאמץ ולהפנות את המשאבים המוגבלים שלה. מיפוי התהליך כולל ניתוח של מה עושים בתהליך, מי משתתף בו בתוך ומחוץ לחברה, איזו לוגיסטיקה נדרשת, מהן מערכות המידע הרלוונטיות לקיומו ועד כמה נסמכים על ספקים ותשומות חיצוניות של אנרגיה, דלק, תקשורת וכדומה. ההחלטה איזה מהתהליכים הם חיוניים צריכה להתייחס למציאות הנוכחית של המלחמה.

2. להגדיר לכל אחד מהתהליכים מדיניות המשכיות עסקית. אחרי שממפים את התהליכים החיוניים, יש להגדיר לכל אחד מהם את רמת השירות הנדרשת אותה צריך להעניק ללקוחות. כך שאם התהליך מושבת מכל סיבה שהיא, בין אם יש הפסקת חשמל או תקשורת ובין אם רקטה פגעה במפעל, החברה צריכה לדעת תוך כמה זמן היא נדרשת להתאושש מהשיבוש וחוזרת לספק את המוצר או השירות. אם מדובר בשעות, ימים, שבועות או חודשים - פרק הזמן משפיע על המאמץ לקיים את התהליך ועל המשאבים הדרושים לו.

כאן צריך לקחת בחשבון שישנם גם תהליכים מונחי רגולציה, שרמת השירות שלהם מוכתבת מהרגולטור, כמו בנקים, לדוגמה, שנדרשים לעמוד בתקנות בנק ישראל או תשלומי מע"מ שיש להם תאריך קבוע. לכן, זמן ההתאוששות תלוי בהנחיות הגוף המפקח, ולא רק ביכולות החברה. 

3. לנתח את הסיכונים המיידיים. מה קורה לחברה אם יש פגיעה פיזית בתשתיות כתוצאה מפגיעת רקטה? מה המשמעות של תקיפת סייבר? ומה עושים אם עובדים לא יכולים להגיע לעבודה? יריעה רחבה של שיבושים אפשריים מעמידה את החברה במבחן יומיומי האם היא מסוגלת לקיים את התהליכים החיוניים ברמות השירות שהוגדרו.

המלחמה הנוכחית מציבה מולנו מגוון רחב של מכשולים אשר מקשים על המשכיות עסקית בחברה: חסימת דרכים, שיבושים בשרשרת הלוגיסטית, הסתמכות על ספקים חיצוניים שהושבתו, צי משאיות לא זמין או ציוד שהושאל לצרכי צבא וביטחון.

לסיכונים הללו מתווסף אלמנט אי הוודאות, בהיבטים של משך זמן המלחמה, של שינויים בחומרת המצב ושל מתאר הנזקים בחברה בפועל. 

4. לבנות תוכנית מיידית לסגירת פערים. כעת, לאחר שמיפיתם את הסיכונים שאתם חווים בתקופה זו ואת אלה שמחכים מעבר לפינה, זה הזמן לחפש פתרונות ותחליפים מהירים כדי לאפשר המשכיות עסקית לחברה מבלי להרים ידיים. לכל אחד מהסיכונים צריך לתת מענה: אם יש סכנה ליכולת הייצור, אחד הפתרונות יכול להיות הכנת מלאי זמין שייצא ללקוחות מהמחסנים; אם החברה סובלת מהפסקות חשמל אפשר לשכור גנרטורים; כשאין אפשרות להגיע למשרדים, צריך לחפש מקום חלופי לעבודה מהבית או ממקום אחר, ואף מחסנים מרוחקים עבור המלאי למקרה של פגיעה במפעל או בבית העסק. יתכן שזה הזמן לבצע מהלכים פיננסיים מול הבנקים בהתאם למצב תזרים ההכנסות וההוצאות; ואם לחברה יש עובדים שגויסו לכוחות הביטחון, יש לדאוג להדרכה לעובדים אחרים כדי להכשיר אותם לביצוע העבודה, אפילו באופן חלקי או להוציא עבודה למיקור חוץ.

התוכנית לסגירת הפערים צריכה לכלול גם אפשרויות גיבוי לשמירת המידע החיוני של הארגון, סוגיות של חוסן ארגוני ואישי וכן דרכים לשמור על קשר עם העובדים שנמצאים רחוק ולתמוך במשפחות העובדים שנפגעו. הפתרונות צריכים להיות מותאמים אישית וממוקדים בחברה עצמה בהתאם למיפוי הסיכונים של כל חברה, למיקום הגיאוגרפי שלה, לתחום העיסוק ולהון האנושי.

המלחמה בישראל, בדומה למגפת הקורונה שפרצה לפני 3 שנים, תפסה גורמים במשק לא מוכנים, וללא היערכות למשבר. בהמולה ובלחץ שנוצרו קשה לעבוד מסודר, להרים את הראש מעל המים ולחשוב באופן יצירתי, וארבעת הצעדים הללו מהווים מעין צ'ק ליסט שמסייע להתמקד בתהליכים הקריטיים לכל נקודת זמן. בעת הזו חשוב להבין שלא כל התהליכים שבשגרה צריכים להתקיים, והכרחי לעשות סדרי עדיפויות בהתאם לכוח האדם שנותר ולתנאים שבהם החברה מתפקדת, ותוכל להתאושש כשהמלחמה תסתיים.