חדשות מאגף שוק ההון ביטוח וחיסכון >> ממצאי ביקורת רוחב בנושא איסור הלבנת הון בחברות מנהלות של קופות גמל‎

עמדת ממונה - ממצאי ביקורת:
ממצאי ביקורת רוחב בנושא איסור הלבנת הון בחברות מנהלות של קופות גמל

1. כללי
במסגרת חוק איסור הלבנת הון, התש"ס-2000 (להלן: "החוק"), וצו איסור הלבנת הון (חובות זיהוי, דיווח וניהול רישומים של קופת גמל וחברה המנהלת קופת גמל), התשס"ב-2001 (להלן: "הצו"), הוטלו חובות שונות על חברות המנהלות קופות גמל (להלן: "החברות"), לגבי פעולות המחייבות דיווח לרשות לאיסור הלבנת הון (להלן: "הרשות"), ולגבי זיהוי ואימות פרטי לקוח וניהול רישומים, וזאת במטרה למנוע מצבים של שימוש בקופות הגמל כאמצעי להלבנת הון.
אגף שוק ההון, ביטוח וחיסכון (להלן: "אגף שוק ההון"), ערך בשנתיים האחרונות ביקורות רוחב בחברות לבחינת תהליכי העבודה הקיימים ועמידת מערך הציות, הפיקוח והבקרה בחברות בהוראות החוק והצו.
מסמך זה מסכם את הממצאים העיקריים שעלו אגב ביקורות הרוחב ומטרתו לשקף את עמדת הממונה ולאפשר אחידות ביישום הוראות החוק והצו וכן לשפר את התנהלות החברות בנושא.

2. ממצאים

א. חובות זיהוי אימות וניהול רישומים

בהתאם לקבוע בצו חלה על החברות חובה לעמוד בהוראות הבאות:
1. סעיף 2(א)(1) לצו - רישום פרטי הזיהוי: "לא תפתח קופה חשבון ולא תבצע כל פעולה בחשבון - בלא שתרשום או שיהיו בידיה לגבי העמית, לגבי מי שפתח את החשבון בעבורו ולגבי מיופה הכוח, פרטי הזיהוי המפורטים להלן:
(א )שם;
(ב) מספר זהות;
(ג) ביחיד - תאריך לידה ומין ובתאגיד - תאריך ההתאגדות;
(ד) מען."
2. סעיף 2(ד) לצו - פרטי זיהוי של מבצע פעולה מעל 50 אלף ש"ח: " לא תבצע קופה כל פעולה בחשבון בלא שתרשום לגבי מבצע הפעולה את פרטי הזיהוי ותאמתם..".
3. סעיף 3(א) לצו - אימות פרטים ודרישת מסמכים: "קופה תקבל לידיה מסמכי זיהוי של מקבל השירות בפעולות כאמור בסעיף 2(א) עד (ד) ו- (ו) ותאמת את פרטי הזיהוי שלו ביום ביצוע הפעולה או בתוך 30 ימים מיום פתיחת החשבון, לפי העניין, אך בכל מקרה לפני ביצוע פעולה של משיכה מהחשבון".
4. סעיף 5 לצו - שמירת מסמכי הזיהוי: "קופה תשמור על מסמכי הזיהוי לתקופה של שבע שנים לפחות אחרי שייסגר החשבון; לעניין זה, "מסמכי זיהוי" - כל מסמך שנמסר לצורך זיהוי ואימות".
5. סעיף 10(א) לצו - ניהול רישומים ושמירתם: "קופה תקיים מאגר מידע ממוחשב של כל החשבונות בקופת גמל שיכלול את פרטי הזיהוי הנדרשים לפי צו זה של העמיתים, מיופי הכוח והמוטבים".
6. הפרטים הנדרשים טרם פתיחת חשבון לעמית נדונו גם בסעיף 3 לחוזר גמל 2011-2-1 שעניינו "הסדרת הצטרפות עמית לקופת גמל": קופת גמל לא תפתח חשבון לעמית ולא תאפשר הפקדת כספים אצלה בטרם תוודא כי קיימים נתונים שונים (כגון: מספר תעודת זהות, מען, תאריך לידה, מין) המופיעים במסמך ההצטרפות ובטרם תקבל העתק תעודת זהות.

יישומים חסרים:

1. התגלו מקרים של חוסרים שונים בהם: מספר זיהוי שגוי או חסר (לרבות רישום מספרי זיהוי ללא ספרת ביקורת), חשבונות של קטינים ללא רישום אפוטרופוס, תאריכי לידה לא קיימים או לא תקינים, כתובות שגויות.
2. לא בוצע אימות כנדרש בצו מול מרשם האוכלוסין.
3. נמצאה אי התאמה בטפסי הצטרפויות כגון: טפסי הצהרת נהנה שאינם משויכים לחשבון העמית ומוטבים שנרשמו ללא פרטים מזהים.

יישומים ראויים:

1. רישום פרטים נכונים, מדויקים ומלאים של עמיתים וישויות קשורות במערכות המידע של החברה.
2. ביצוע אימות פרטים מלא ומדויק עבור עמיתים שלגביהם נדרש אימות.
3. טיוב שדות שלא מולאו או מולאו באופן חלקי בלבד או שהנתונים שמולאו בהם שגויים והתאמתם לחשבון העמית.
4. שמירה ותיעוד של מסמכי הזיהוי.

ב.תהליך תנועת הכסף בחברה (הפקדות ומשיכות)

הפקדות

עמיתים יכולים להפקיד לחשבונם באמצעות: הפקדת המחאות בבנק, המחאות המגיעות לחברה, הוראת קבע והעברה בנקאית .
על פי סעיף 6 לצו - דיווח על פעולות ומקרים: על קופה לדווח על כל פעולה ומקרה כמפורט בסעיף. בנוסף, סעיף 6(10) לצו קובע כי על החברה לדווח לרשות על "כל פעולה בחשבון שלאור המידע המצוי ברשות הקופה נחזית בעיניה כבלתי רגילה, ובכלל זה פעולה שנראה כי מטרתה לעקוף את חובת הדיווח שנקבעה בסעיף זה, אך בלא צורך בהצגת שאלות ובירור עובדות אל מול מקבל השירות ומבצע הפעולה."
 
יישומים חסרים:

1. במספר חברות נמצא כי לא התבצעו כלל בקרות על המחאות מופקדות.
2. בחלק מהחברות הסתבר כי בוצע רישום חלקי בלבד של ההפקדות במערכת הממוחשבת של החברה.
3. ישנן חברות בהן ההפקדות התבצעו ישירות בבנק, ובשל העובדה כי לא הייתה לחברות גישה למערכות הבנק, לא התבצעה בקרה על ההפקדות.
נדגיש כי היעדר בקרה אחר פרטי ההפקדות אינו מאפשר לאתר פעולות שמטרתן לעקוף את חובות הדיווח ובכך נפגעת האפשרות לאתר ולמנוע הלבנות הון.

יישומים ראויים:

1. ביצוע בקרה וניטור לזיהוי החשבונות שמהם מועברים כספים, ולאיתור דפוסי פעילות בלתי רגילה לעניין הלבנת הון.
2. בקרה על הפקדת כספים, בין אם מדובר בעמית המבצע פעולה ובין אם מדובר בחשבונות שמבוצעים דרכם פעולות הנחזות כבלתי רגילות.

משיכות

עמית המבקש למשוך כספים מחשבונו בקופה יכול לבצע זאת באמצעות העברת בקשה בפקס, באמצעות דואר אלקטרוני או במשלוח דואר לחברה.
טרם אישור משיכת הכספים, על החברה מוטל לעמוד, בין היתר, בהוראות סעיף 2 לצו - רישום פרטי זיהוי וסעיף 3 לצו - אימות פרטים.

יישומים חסרים:

1. במספר חברות נמצא כי לא נעשה אימות למוטבים בעת המשיכה מקופות של עמית שנפטר.
2. התגלו מקרים בהם בוצעו משיכות על-ידי מוטבים מבלי לצרף אסמכתאות של חשבון הנהנה שאליו הועברו הכספים.
3. ישנן חברות שאינן עורכות בקרה לעניין סכומי הכסף שנמשכו ותדירות המשיכות. כמו כן, חלק מהחברות אינן נוהגות לבחון את אופן התנהלות העמית, לרבות בחינה של מספר הפעולות שבוצעו על ידו והאם כתוצאה ממספר חריג של פעולות יש מקום לפנות לרשות בדיווח בלתי רגיל.

יישומים ראויים:

1. לפני ביצוע פעולת משיכה על-ידי מוטבים, מבוצע אימות למוטבים. כמו כן, מתקבלת הצהרת המוטב ונבדקת תקינותה.
2. מתקבלות כלל האסמכתאות לעניין פרטי חשבון הבנק שאליו מיועדים הכספים.
3.  מבוצעות בקרות שוטפות ובחינת מכלול הפעולות שמבצעים העמיתים או המוטבים, כמו גם בקרות על משיכת כספים לגורמים שאינם ישות בחשבון העמית, כגון: בדיקת תקינות הטפסים וזיהוי ואימות מבצע פעולה.

ג. דיווחים לרשות איסור הלבנת הון

דיווחים רגילים

לפי סעיף 6 לצו - דיווח על פעולות או מקרים, וסעיף 7 לצו - פרטי דיווח, על חברה לדווח גם על פעולות רגילות ולכלול את פרטי הדיווח כפי שהוגדרו בצו.
איתור דיווחים רגילים מבוצע באופן אוטומטי, לרבות על-ידי מערכות המידע של הבנקים. באחריות אחראי איסור הלבנת הון בחברה לבדוק כי הדיווחים אכן הועברו לרשות והינם תקינים.

יישומים חסרים:

במספר חברות נמצא כי היה פער בין התנועות המצריכות דיווח, לבין המקרים שדווחו בפועל. בנוסף, נמצא כי לעיתים הועבר דיווח שלא בהתאם לחובות הדיווח שנקבעו בצו.

יישומים ראויים:

דיווח מלא ומדויק לרשות ובקרה שוטפת, על-ידי האחראי לאיסור הלבנת הון בחברה, על ביצוע הדיווחים לרשות ועמידת הדיווחים לרשות כנדרש בצו ובתקנות איסור הלבנת הון (דרכים ומועדים להעברת דיווח של תאגידים בנקאיים והגופים המפורטים בתוספת השלישית לחוק, למאגר המידע), התשס"ב-2002.

דיווחים בלתי רגילים

סעיף 6(10) לצו קובע כי על חברה לדווח על "כל פעולה בחשבון שלאור המידע המצוי ברשות הקופה, נחזית בעיניה כבלתי רגילה, ובכלל זה פעולה שנראה כי מטרתה לעקוף את חובת הדיווח שנקבעה בסעיף זה, אך בלא צורך בהצגת שאלות ובירור עובדות אל מול מקבל השירות ומבצע הפעולה".

יישומים חסרים:

1. בחברות רבות נמצא כי לא דווחו דיווחים בלתי רגילים כלל ולא הוגדר תהליך סדור לדיווח אודות פעולות הנחזות כבלתי רגילות.
2.  ברוב החברות שנבחנו לא נערכו בדיקות לצורך איתור מקרים המחייבים דיווחים בלתי רגילים.
3. בחברות רבות נתגלו ליקויים בנוגע לתיעוד הפקדות או משיכות לטובת צד ג', אשר על כן לא ניתן לזהות פעולות הנחזות כפעולות בלתי רגילות בחשבונות העמיתים.

יישומים ראויים:

1. הגדרת קריטריונים ברורים בנוגע לפעולות הנחזות כבלתי רגילות, במטרה לשפר את תהליך הבקרה.
2. ביצוע הדרכות סדורות למחלקות השונות בחברה (משיכות, הפקדות ושירות לקוחות), במטרה לשפר את מודעות נציגי התחומים השונים בקשר עם המקרים בהם יש לבצע דיווחים בלתי רגילים.

 
ד. ממשל תאגידי
דירקטוריון

לפי סעיף 8 (א)(5) לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (ביטוח)(דירקטוריון וועדותיו), התשס"ז-2007 "קביעת אירועים חריגים בעלי השפעה מהותית שיש לדון בהם באופן מיידי או בהקדם, לפי הנסיבות, לרבות עבירות לכאורה על כל דין ואירועים שיכולה להיות להם השפעה מהותית על נכסי מבטח" מעורבות פעילה של דירקטוריון החברה הינה בעלת חשיבות רבה ליישום הוראות החוק והצו, לכן על דירקטוריון החברה לקבל דיווחים תקופתיים, לפקח ולטפל במקרים חריגים בפעילות החברה בנושא איסור הלבנת הון.

יישומים חסרים:

דירקטוריון החברה אינו מעורב די הצורך בנושא איסור הלבנת הון ואינו מקבל דיווחים בנושא.

יישומים ראויים:

העברת דיווחים תקופתיים לדירקטוריון בנושא איסור הלבנת הון, לרבות: כמות הדיווחים שהחברה דיווחה לרשות, אירועים חריגים, בקרות שנערכות וממצאיהן והדרכות שבוצעו בחברה.

נהלים

קביעת נהלי עבודה פנימיים על-ידי החברה בנושא איסור הלבנת הון מגדירה בצורה ברורה את הכללים והפעולות שעל החברה לבצע, כחלק מתפעול קופות הגמל, בכל הנוגע ליישום הוראות החוק והצו ולצורך פיקוח ובקרה אחר יישומם.

יישומים חסרים:

חלק מהתקלות שנתגלו נובעות מנהלים פנימיים שאינם מפורטים דיים כגון: חוסר בפירוט תהליכי העבודה, אופן הדיווח לממונה ואי עדכון מערכות מידע רלוונטיות.

יישומים ראויים:

פירוט בנהלים הפנימיים של תהליכי העבודה בנושא איסור הלבנת הון, הבדיקות הנדרשות על מנת לאתר פעולות הנחזות כבלתי רגילות, והאופן בו יעבור הדיווח לממונה איסור הלבנת הון בחברה.

אחראי למילוי חובות

מינוי אחראי איסור הלבנת הון בחברה מוגדר בסעיף 8 לחוק - "אחראי על חובות התאגיד":
"(א) תאגיד שחלות עליו חובות לפי הוראות סעיפים 7 ו-7א ימנה אחראי למילוי החובות.
(ב) אחראי למילוי החובות יפעל לקיום החובות המוטלות על התאגיד לפי הוראות סעיפים 7 ו-7א."

יישומים חסרים:

1. בחלק מהחברות לא ניתן כתב מינוי רשמי לאחראי איסור הלבנת הון.
2. במספר מקרים, כישורי אחראי איסור הלבנת הון לא התאימו כראוי על מנת שיוכל לבצע את התפקיד בצורה נאותה.
3. ישנן חברות שבהן לא הוגדרו תכניות עבודה בתחום איסור הלבנת הון.
יישומים ראויים:
1. מינוי אחראי איסור הלבנת הון, העומד בתנאי כשירות שקבעה החברה שמטרתם להבטיח התאמתו לתפקיד בחברה, לרבות כתב מינוי רשמי הכולל את סמכויותיו וחובותיו.
2. תכנית עבודה שנתית ושוטפת לפעילות האחראי לאיסור הלבנת הון בחברה הכוללת: הדרכות, בקרות בנושא זיהוי ואימות (כגון: בדיקת מסמכים ותקינותם), בקרות על הפקדות ומשיכות כספים (לדוגמא: ביצוע בקרה מדגמית אחת לתקופה) ועדכון נהלים.
3. תיעוד הבקרות שנעשות על-ידי האחראי לאיסור הלבנת הון.
הדרכות עובדים
ביצוע הדרכות בנושא הלבנת הון הינו חלק מדרישות סעיף 7א לחוק: "מי שחלות עליו חובות לפי סעיף 7 ידריך את עובדיו בדבר דרכי מילוין".

יישומים חסרים:

1. במרבית החברות לא נערך מעקב סדור אחר השתתפות העובדים בהדרכות וכן לא נערכו בדיקות לנאותות הטמעת המידע אשר הועבר בהדרכות השוטפות.
2. ישנן חברות שבהן כלל לא הוגדרה תכנית עבודה מסודרת בנושא הדרכות לעניין איסור הלבנת הון.

יישומים ראויים:

1. קביעת מועדים סדורים לביצוע הדרכות בנושא הלבנת הון בנוסף להדרכות הנעשות במהלך העבודה.
2. כחלק מהבקרה הנערכת בתחום, החברה מוודאת שעובדי החברה עברו הדרכה מסודרת בנושא, לפחות אחת לשנה, תוך בדיקת הטמעת המידע בקרב העובדים (למשל על-ידי מבחן).
 

בכבוד רב,

 דורית סלינגר
הממונה על שוק ההון ביטוח וחיסכון








הנתונים, המידע, הדעות והתחזיות המתפרסמות באתר זה מסופקים כשרות לגולשים. אין לראות בהם המלצה או תחליף לשיקול דעתו העצמאי של הקורא, או הצעה או  או שיווק השקעות או ייעוץ השקעות ב: קרנות נאמנות, תעודות סל, קופות גמל, קרנות פנסיה, קרנות השתלמות או כל נייר ערך אחר או נדל"ן– בין באופן כללי ובין בהתחשב בנתונים ובצרכים המיוחדים של כל קורא – לרכישה ו/או ביצוע השקעות ו/או פעולות או עסקאות כלשהן. במידע עלולות ליפול טעויות ועשויים לחול בו שינויי שוק ושינויים אחרים. כמו כן עלולות להתגלות סטיות בין התחזיות המובאות בסקירה זו לתוצאות בפועל. לכותב עשוי להיות עניין אישי במאמר זה, לרבות החזקה ו/או ביצוע עסקה עבור עצמו ו/או עבור אחרים בניירות ערך ו/או במוצרים פיננסיים אחרים הנזכרים במסמך זה. הכותב עשוי להימצא בניגוד עניניים. פאנדר אינה מתחייבת להודיע לקוראים בדרך כלשהי על שינויים כאמור, מראש או בדיעבד. פאנדר לא תהיה אחראית בכל צורה שהיא לנזק או הפסד שיגרמו משימוש במאמר/ראיון זה, אם יגרמו, ואינה מתחייבת כי שימוש במידע זה עשוי ליצור רווחים בידי המשתמש.